Кадровое делопроизводство в ТОО начинается в тот день, когда вы нанимаете первого человека, — и часто этим первым человеком оказывается сам директор. С марта 2026 года за невнесение трудового договора в ЕСУТД малому бизнесу грозит штраф 60 МРП, то есть 259 500 ₸, а за отсутствие страховки работника — ещё 160 МРП.
Большинство небольших ТОО не держат кадровика и узнают о пробелах при проверке, продаже доли или запросе банка. Ниже — карта документов, которые нужны с первого сотрудника, сроки, кто за что отвечает и чек-лист на первую неделю. Без бюрократии ради бюрократии: только то, что реально проверяют.
Короткий ответ:
- С первым сотрудником нужны: трудовой договор, запись в ЕСУТД, приказ о приёме, ознакомление с внутренними правилами, договор ОСНС, расчёт налогов и декларация 200.
- Трудовой договор можно подписать электронно с ЭЦП (ст. 33 ТК РК); сведения в ЕСУТД вносят в течение 5 рабочих дней (по правилам ЕСУТД).
- Штраф за нарушения по ЕСУТД с марта 2026 года (КоАП, ст. 98 ч. 1-1): 60 МРП для малого бизнеса, 30 МРП для должностного лица.
- Договор ОСНС — в первую декаду месяца после начала деятельности; штраф за его отсутствие для малого бизнеса — 160 МРП.
- ИПН с зарплаты — 10% (15% с годового дохода свыше 8 500 МРП), базовый вычет — 30 МРП в месяц; ТОО на упрощёнке с работниками сдаёт 910 и 200.
С первым сотрудником у ТОО появляется обязательный минимум: трудовой договор, сведения о нём в ЕСУТД, приказ о приёме, внутренние правила с подписью работника, график отпусков и договор страхования от несчастных случаев. К этому добавляется налоговая часть — удержание ИПН и соцплатежей и ежеквартальная декларация 200.
Звучит как много бумаги. На деле это 6–8 документов, большая часть которых делается один раз по шаблону и потом только обновляется. Проблемы возникают не из-за объёма, а из-за того, что никто не отвечает за кадры: бухгалтер считает это задачей директора, директор — задачей бухгалтера.
Ниже — таблица-карта. В ней то, что проверяет трудовая инспекция, налоговая и, всё чаще, банк при кредитовании или актуализации анкеты.
| Документ | Когда оформить | На чём основано | Риск, если нет |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор | до начала работы | ТК РК, ст. 28 и 33 | споры с работником, переквалификация |
| Сведения в ЕСУТД | 5 рабочих дней | ТК РК, ст. 23; правила ЕСУТД | штраф 60 МРП (малый бизнес) |
| Приказ о приёме | в день приёма | Трудовой кодекс | спор о дате начала работы |
| Акт работодателя о внутреннем трудовом распорядке | до первого рабочего дня, с ознакомлением | Трудовой кодекс | нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности |
| График отпусков | ежегодно | Трудовой кодекс | претензии при проверке |
| Договор ОСНС | первая декада следующего месяца | Закон № 30-III, ст. 8 | штраф 160 МРП (малый бизнес) |
| Декларация 200 | до 15-го числа второго месяца после квартала | НК РК, ст. 445 | штраф по КоАП, ст. 272 |
Кадровый учёт начинается с трудового договора и его регистрации в Единой системе учёта трудовых договоров (ЕСУТД) на портале hr.enbek.kz. Договор можно подписать на бумаге или электронно с ЭЦП — Трудовой кодекс РК прямо разрешает оформлять договор, изменения и дополнения электронным документом (ст. 33).
Обязательное содержание договора перечислено в ст. 28 ТК РК: стороны, трудовая функция, место работы, режим, оплата, срок и другие условия. Шаблон из интернета подходит как основа, но трудовую функцию и оплату нужно писать под свою компанию, а не копировать.
Сведения о заключении, изменении и прекращении договора и об отпусках работодатель обязан вносить в ЕСУТД (ст. 23 ТК РК). Срок — 5 рабочих дней: так его описывают правила представления сведений, по данным бухгалтерских порталов (uchet.kz, trustme).
С марта 2026 года действует новая ч. 1-1 ст. 98 КоАП: штраф за невнесение, несвоевременное, неполное или недостоверное внесение сведений в ЕСУТД. Для должностных лиц — 30 МРП (129 750 ₸), для малого бизнеса и НКО — 60 МРП (259 500 ₸), для среднего — 80 МРП, для крупного — 150 МРП. Повторно в течение года — 60/80/100/200 МРП соответственно.
По разъяснениям Минтруда, на которые ссылается uchet.kz, автоматических штрафов нет: они выписываются по итогам проверки, и первым шагом обычно становится предписание. Но надеяться на это не стоит — ошибки в ЕСУТД копятся и всплывают разом. Пошаговая регистрация договора разобрана в статье про трудовой договор на enbek.kz.
После договора идут внутренние документы. Конкретные номера статей для них мы здесь не приводим — порядок установлен Трудовым кодексом, и его стоит сверять с актуальной редакцией на дату оформления.
Приказ фиксирует дату начала работы, должность и оклад. Он дублирует договор, но нужен для внутреннего учёта и часто — для банка и проверяющих. Работник ознакамливается с приказом под подпись или через ЭЦП.
Это правила: режим работы, перерывы, порядок отпусков, дисциплинарные вопросы. Без подписанного ознакомления работника вы не сможете опереться на эти правила в споре — например, при увольнении за прогулы. Для ТОО на 2–5 человек акт умещается на 3–4 страницах.
Его составляют ежегодно. В маленьком коллективе график кажется формальностью, но именно по нему проверяют, предоставлялись ли отпуска и не накопились ли неиспользованные дни. Данные об отпусках тоже вносятся в ЕСУТД.
Личное дело — папка с копией удостоверения личности, документами об образовании (если они важны для должности), заявлениями и приказами. Если работник приносит бумажную трудовую книжку, её хранят и ведут, но стаж сегодня в первую очередь подтверждается договором и сведениями ЕСУТД. Для отдельных профессий — питание, транспорт, работа с детьми — нужен предварительный медосмотр; для офиса он обычно не требуется.
Работник-иностранец — отдельный сценарий. Помимо общих документов проверьте его миграционный статус и право на работу в Казахстане: ошибка здесь грозит уже не только кадровыми штрафами. Сначала статус, потом договор.
Если директор — наёмный менеджер, трудовой договор с ним заключают так же, как с любым работником, и он проходит через ЕСУТД. Если директор — единственный участник, вопрос спорный: Трудовой кодекс прямо не описывает, как подписать договор «с самим собой», и практика различается.
Что обычно делают на практике:
- участник принимает решение о назначении директора;
- директор издаёт приказ о вступлении в должность;
- если директор получает зарплату, оформляют трудовой договор (со стороны работодателя подписывает он же как единственный участник) и вносят его в ЕСУТД.
Зачем это нужно, если «я и так владелец»? Зарплата директора — это ИПН, соцплатежи и декларация 200. Без оформленных трудовых отношений начисление зарплаты повисает в воздухе, а банк при проверке анкеты видит директора без записи в ЕСУТД. Если директор работает без зарплаты, ситуация другая — её стоит обсудить с бухгалтером и юристом отдельно.
С первой зарплатой ТОО становится налоговым агентом. Это касается и ТОО на упрощёнке: упрощёнка — налоговый агент по ИПН работников (п. 2 ст. 722 НК РК).
Что удерживается и начисляется в 2026 году:
- ИПН — 10% с дохода до 8 500 МРП в год (36 762 500 ₸) и 15% с превышения (ст. 363 НК РК). Базовый вычет — 30 МРП в месяц, то есть 129 750 ₸ (ст. 403).
- Соцплатежи по данным бухгалтерских порталов: ОПВ работника — 10%, ОПВР работодателя — 3,5%, СО — 5%, ООСМС работодателя — 3%, ВОСМС работника — 2%.
- Социальный налог — 6% (ст. 557 НК РК) для ТОО на общеустановленном режиме. Упрощёнка соцналог не платит (пп. 1 п. 4 ст. 722).
Отчитываются по зарплате декларацией 200 — не позднее 15-го числа второго месяца после квартала (п. 1 ст. 445 НК РК). ТОО на упрощёнке с сотрудниками сдаёт 910 и 200 — так разъясняют mybuh.kz и pro1c.kz. Подробнее о нагрузке на зарплату — в разборе ставок налогов для ТОО в 2026 году.
И отдельно — страховка. Договор обязательного страхования работников от несчастных случаев нужен даже для офиса из двух человек. Тарифы, минимальная премия и штрафы — в статье про ОСНС в 2026 году.
Этот порядок подходит для ТОО, которое нанимает первого человека, и для компании, которая решила навести порядок в кадрах:
- Определите, кто отвечает за кадры. Директор, бухгалтер или внешний подрядчик — зафиксируйте это письменно.
- Подготовьте шаблон трудового договора под вашу деятельность: трудовая функция, место работы, режим, оплата.
- Проверьте ЭЦП компании для работы на hr.enbek.kz и подписания электронных документов.
- Подпишите договор до первого рабочего дня.
- Издайте приказ о приёме и ознакомьте работника.
- Утвердите акт о внутреннем трудовом распорядке и получите подпись об ознакомлении.
- Внесите договор в ЕСУТД в течение 5 рабочих дней.
- Заключите или скорректируйте договор ОСНС до 10-го числа следующего месяца.
- Настройте расчёт зарплаты: ИПН, вычет, соцплатежи, сроки перечисления.
- Составьте график отпусков на текущий год.
- Поставьте в календарь декларацию 200 и проверьте, не появились ли формы статистики по труду — как это сделать по БИН, разобрано в статье про статистическую отчётность ТОО.
Увольнение — зеркало приёма: приказ о прекращении договора, окончательный расчёт, запись в ЕСУТД в течение 5 рабочих дней. Частая проблема — работник ушёл, а договор в ЕСУТД остаётся «живым». Тогда компания формально продолжает отвечать за человека, а сведения расходятся с налоговой отчётностью.
Если увольнение по инициативе работодателя, порядок и основания нужно сверять с Трудовым кодексом до подписания приказа. Ошибка в основании — самая частая причина проигранных трудовых споров, и восстановление на работе с оплатой вынужденного прогула обходится дороже, чем консультация юриста заранее.
Типичная ситуация, с которой приходят владельцы небольших ТОО: компания работает второй-третий год, в штате 3–5 человек. Зарплата платится, налоги удерживаются, декларация 200 сдаётся. Но трудовые договоры подписаны не у всех, в ЕСУТД внесены не все, приказов нет, график отпусков никто не видел, а о страховке работников узнали из новостей.
Всплывает это обычно в неудобный момент: проверка трудовой инспекции, уход сотрудника со спором о зарплате, продажа доли, запрос банка о подтверждении штата. Восстановить кадры задним числом полностью нельзя — даты в ЕСУТД и электронные подписи видны. Но можно навести порядок с текущей даты, закрыть очевидные риски и подготовить объяснения по прошлым периодам. Если вместе с кадрами запущен и бухучёт, пригодится разбор про восстановление бухучёта ТОО.
Договор есть, в ЕСУТД — нет. С марта 2026 года это прямой путь к штрафу 60 МРП для малого бизнеса.
Даты не совпадают. Работник вышел 1-го, договор подписан 15-го, в ЕСУТД внесён через месяц. При споре именно такие несостыковки используют против работодателя.
ГПХ вместо трудового договора. Постоянный сотрудник с графиком и подчинением, оформленный по договору услуг, — риск переквалификации, доначисления налогов и соцплатежей и штрафов. Это не оптимизация.
Нет подписи об ознакомлении с правилами. Без неё нельзя привлечь работника к дисциплинарной ответственности.
Забыли про ОСНС. 160 МРП штрафа при премии, которая для офиса обычно равна минимуму.
Уволенный остаётся в ЕСУТД. Сведения расходятся с налоговой отчётностью, возникают вопросы при проверках.
Для ТОО до 10–15 человек отдельный кадровик обычно не окупается: работы на несколько часов в месяц, а ответственность высокая. Логичнее объединить кадры с бухгалтерией — налоги с зарплаты, декларация 200, ЕСУТД и ОСНС связаны между собой, и одна ошибка тянет за собой другую. Сравнение моделей — в материале о том, нанимать бухгалтера в штат или брать аутсорс.
В бухгалтерское сопровождение ТОО Integro кадровый учёт входит: договоры, записи в ЕСУТД, приказы, расчёт зарплаты и отчётность. Стоимость — от 145 000 ₸ в месяц, точная цена по анкете. Если нужен разбор спорной ситуации с работником или проверка документов перед инспекцией, это задача абонентского юриста.
Кадровое делопроизводство в ТОО проще выстроить с первого сотрудника, чем восстанавливать через два года. Если вы только нанимаете или хотите проверить, всё ли в порядке, напишите нам — начнём с короткой ревизии документов и ЕСУТД.
Какие кадровые документы обязательны для ТОО с одним сотрудником?
Минимальный набор: трудовой договор, сведения о нём в ЕСУТД, приказ о приёме на работу, акт работодателя о внутреннем трудовом распорядке с подписью работника об ознакомлении, график отпусков и договор обязательного страхования от несчастных случаев. Плюс налоговая часть: удержание ИПН и соцплатежей и декларация 200 по итогам квартала.
Нужен ли трудовой договор с директором ТОО, если он единственный участник?
Трудовой кодекс не описывает прямо, как единственный участник подписывает договор сам с собой, и практика различается. Если директор получает зарплату, трудовые отношения обычно оформляют: решение участника, приказ о вступлении в должность, трудовой договор и запись в ЕСУТД. Это упрощает удержание налогов, подтверждение стажа и диалог с банком. Порядок лучше согласовать с юристом.
В какой срок вносить трудовой договор в ЕСУТД?
По правилам представления сведений в ЕСУТД, на которые ссылаются бухгалтерские порталы, — в течение 5 рабочих дней с даты заключения, изменения или прекращения договора. С марта 2026 года за невнесение, несвоевременное или недостоверное внесение сведений малый бизнес платит 60 МРП, повторно в течение года — 80 МРП.
Обязательна ли трудовая книжка в Казахстане в 2026 году?
Трудовую деятельность сегодня подтверждают в первую очередь трудовой договор и сведения ЕСУТД. Если работник приносит бумажную трудовую книжку, работодатель её не выбрасывает, а хранит и ведёт по правилам, но требовать её как обязательное условие приёма обычно не нужно. Перечень документов для приёма уточняйте по Трудовому кодексу на дату найма.
Можно ли вести кадровое делопроизводство только в электронном виде?
Во многом да. Трудовой договор, изменения и дополнения к нему можно оформить электронным документом с ЭЦП (ст. 33 ТК РК), а сведения всё равно идут в ЕСУТД. Приказы и акты работодателя тоже можно подписывать электронно, если у вас выстроен электронный документооборот и работник с ним ознакомлен.
Сколько стоит кадровый учёт на аутсорсе?
В Integro кадровый учёт входит в бухгалтерское сопровождение ТОО, которое стоит от 145 000 ₸ в месяц; точная цена зависит от числа сотрудников, режима налогообложения и объёма операций и рассчитывается по анкете. Отдельно кадры без бухгалтерии мы, как правило, не ведём: налоги с зарплаты и кадровые документы связаны напрямую.
Опишите ситуацию юристу Integro KZ: какой статус, компания или операция нужны, в какие сроки и что уже сделано. Оценим варианты, риски и стоимость сопровождения — ответим в мессенджере.
Telegram: написать юристу в Telegram →
WhatsApp: написать юристу в WhatsApp →
Телефон: +7 (707) 681 65 06