Юридический адрес: где зарегистрировать фирму в Казахстане?

При учреждении компании каждый начинающий предприниматель сталкивается с необходимостью определения юридического адреса компании. Юридический адрес — это официальный адрес местонахождения фирмы, который используется для переписки с государственными органами, определяет привязку к определенному территориальному подразделению УГД МФ РК и другие аспекты официальной деятельности. В статье рассматриваются законные способы регистрации юридического адреса и даются рекомендации по выбору наиболее подходящего варианта.

Термин «юридический адрес» не имеет официального определения в законодательстве, но широко используется в деловой практике для обозначения места нахождения юридического лица. По закону, местонахождением юридического лица считается адрес его исполнительного органа.

Фирма должна регистрироваться по адресу фактической деятельности, независимо от адреса прописки учредителя. Юридический адрес фиксируется в учредительных документах и используется для определения принадлежности организации к налоговому органу, для получения официальной корреспонденции и включения в Национальный реестр бизнес-идентификационных номеров. Он также необходим для открытия банковского счета.

Фактический адрес может совпадать с юридическим, если деятельность ведется по месту нахождения исполнительного органа, или быть различным, если места деятельности и нахождения органа разделены.

Согласно законодательству, корреспонденция от контрагентов и госорганов может направляться как по юридическому, так и по фактическому адресу организации.

Закон предоставляет несколько вариантов для регистрации юридических лиц:

1. В нежилых помещениях;
2. В арендованных помещениях;
3. В собственной квартире (доме) по месту регистрации;
4. По купленному адресу.

При выборе нежилого помещения для регистрации необходима нотариально заверенная копия свидетельства о праве собственности.

Для регистрации в арендованном помещении нужно предъявить копию договора аренды и письменное согласие собственника на регистрацию фирмы. В этом согласии должны быть указаны контакты собственника, так как налоговая служба сверит эту информацию.

Если предприниматель регистрирует фирму по адресу своей собственной регистрации, необходимо предоставить свидетельство о праве собственности. Если жильё принадлежит другому лицу (например, родственнику), потребуется его разрешение на регистрацию.

Если другие варианты не подходят, можно приобрести юридический адрес. Специализированные компании предлагают такие услуги, но перед покупкой следует проверить, сколько компаний уже зарегистрировано по этому адресу, поскольку массовая регистрация по одному адресу запрещена законом.

При покупке адреса в налоговую службу необходимо подать разрешение от собственника на регистрацию и его контактные данные для подтверждения информации.

Выбор метода регистрации юридического адреса фирмы зависит от индивидуальных условий каждого предпринимателя. Наиболее безопасным вариантом является регистрация по адресу собственной прописки, если недвижимость принадлежит предпринимателю. Это исключает риски, связанные с возможным расторжением договора аренды, отказом собственника в регистрации фирмы на его территории, а также сменой собственника в случае продажи объекта.

Если регистрация по собственному адресу невозможна, необходимо тщательно выбирать из других вариантов, обращая внимание на репутацию собственника и проверяя, не внесен ли объект в черный список банков. Наличие множества зарегистрированных фирм по одному адресу может привести к отказу в открытии банковского счета и попаданию в черный список контролирующих органов, что влечет за собой постоянные проверки.

При использовании услуг компаний, предлагающих юридические адреса, следует обращаться только к тем, которые имеют чистую базу адресов.

В случаях, когда компании требуется изменить свой юридический адрес, следует оперативно:

• Изменить юридический адрес на новый;
• Внести соответствующие изменения в учредительные документы компании и ее филиалы или представительства;
• Оповестить о смене адреса Министерство Юстиции по новой локации.

Для этого необходимо подать в ЦОН письмо в произвольной форме, в двух экземплярах, с приложением нотариально заверенной копии договора аренды или купли-продажи, свидетельства о праве собственности, а также согласие собственника, если он не является учредителем.

Также изменение адреса можно осуществить онлайн через портал Egov, авторизовавшись через ЭЦП юридического лица.

Срок для уведомления Министерства Юстиции о смене адреса — 1 месяц с момента внесения изменений в учредительные документы.

Предприниматели должны располагаться по адресу, указанному в их учредительных документах. Законодательство не требует от них доказательств присутствия по юридическому адресу, за исключением случаев регистрации налога на добавленную стоимость (НДС), когда необходимо предоставление нотариально заверенных копий документов, подтверждающих местоположение налогоплательщика, или при смене юридического адреса. Однако, исполнительный орган компании должен фактически находиться по заявленному адресу.

Гражданский кодекс Республики Казахстан не предусматривает непосредственной ответственности за несоответствие фактического местонахождения юридическому адресу. Тем не менее, налоговые органы регулярно проводят инспекции для выявления компаний, не находящихся по указанному адресу. В случае обнаружения таких нарушений, организация может столкнуться с различными санкциями, включая:

• блокировку банковских счетов;
• исключение из реестра налогоплательщиков НДС;
• наложение административного штрафа.

Размер штрафа за осуществление деятельности без актуальной регистрации местонахождения организации определяется статьей 466 Кодекса об административных правонарушениях РК и зависит от размера бизнеса:

• для некоммерческих организаций и малого бизнеса – 10 месячных расчетных показателей (МРП);
• для среднего бизнеса – 20 МРП;
• для крупного бизнеса – 40 МРП.

За задержку в уведомлении Министерства юстиции о смене адреса предусмотрены следующие штрафы:

• для некоммерческих организаций и малого бизнеса – 5 МРП;
• для среднего бизнеса – 10 МРП;
• для крупного бизнеса – 30 МРП.